Politique de confidentialité

Kia Charlevoix (« Nous ») est soucieux de la protection de votre vie privée et des renseignements personnels collectés via son site lnternet ou tout autre moyen technologique, utilisés ou communiqués à des tiers à l'occasion de ses activités.

La présente Politique de confidentialité fait état de la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec. Elle s'applique à toute personne qui visite notre site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci.

Responsabilité

Kia Charlevoix est responsable de la protection des renseignements personnels qu'il détient ou qu'il confie, le cas échéant, â un tiers.

À ce titre, nous nous assurons que nos employés mais aussi les tiers avec qui nous partageons vos renseignements personnels protègent la confidentialité de ceux-ci et ce, quel que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles.

Renseignements personnels que nous recueillons

Afin de pouvoir vous offrir le meilleur service, nous recueillons les renseignements personnels dont nous avons besoin pour ce faire.

 Achat du véhicule

NOM, prénom Adresse

Numéro de permis de conduire Adresse courriel

Numéro de téléphone

Date de naissance

Les informations sont recueillies pour accompagner les clients dans 

leur démarches d'achat. 

Nous recueillons les informations papier ainsi qu'électronique.

 Demande de financement

NOM, prénom Adresse

Numéro de permis de conduire

Adresse courriel Numéro de téléphone Date de naissance

Numéro d'assurance social Emploi

Salaire

Numéro de carte de crédit

Les informations sont recueillies pour l'approbation des demandes de financement avec les institutions financière et le paiement de facture.

Nous recueillons les informations papier ainsi qu'électronique.

 Service

Nom, prénom Adresse Adresse courriel

Numéro de téléphone

Numéro de carte de crédit

Les informations sont recueillies pour rejoindre nos clients et faire le paiement de facture.

Nous recueillons les informations papier ainsi qu'éIéctronique.

 

Comptabilité

Nom, prénom Adresse Adresse courriel

Numéro de téléphone

Numéro de carte de crédit

Les informations sont recueillies pour transmettre et faire le paiement des factures.

Nous recueillons les informations papier ainsi qu'électronique.

 

Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis uniquement pour atteindre les objectifs décrits dans le tableau ci-dessus.

Consentement - Collecte, Utilisation et Communication

Kia Charlevoix obtient votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer à des tiers vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi.

En aucun cas, nous n'utiliserons ni ne communiquerons vos renseignements personnels sans votre consentement à moins que nous devions le faire en vertu de la législation applicable.

Ainsi, par exemple, nous partageons vos renseignements personnels avec nos partenaires à des fins de financement et d'achat de protection. Vos informations seront transmises aux institutions financière ainsi qu'à nos partenaires d'achat de protection.

Durée de conservation

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d'avis aux instances gouvernementales appropriées.

Mesures de sécurité

Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures de sécurité appropriées à la nature de ceux-ci et ce, afin d'éviter qu'une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu'elle n'y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.

Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de Ieurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu'ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l'entente conclue avec lui.

Accès et rectification à vos renseignements personnels

Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.

De plus, vous pouvez soumettre une demande d'accès à vos renseignements personnels;

de rectification de vos renseignements personnels.

de retrait de votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels,

de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation.

en vous adressant à Mireille Normand, directrice commerciale, par courriel à mireille.normand@kiacharIevoix.com.

Nous contacter

Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à Mireille Normand, directrice commerciale, par courriel à mireille.normandt@kiacharlevoix.com.

Date de la politique 22 septembre 2022

Rôles et responsabilités

Roles et responsabilites des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels

Kia Charlevoix (« Nous ») reconnait !'importance d'adopter des regles de gouvernance a l'egard des renseignements personnels que nous detenons sur notre clientele (actuelle et passee), nos employes, nos fournisseurs et toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activites et ce, tout au long du cycle de vie de ces renseignements. A ce titre, le present document vise a presenter les roles et responsabilites de chacun des membres de Kia Charlevoix tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.

1.Dirigeant - Personne ayant la plus haute autorité

Le dirigeant de Kia Charlevoix est le premier responsable de la protection des renseignements personnels. II doit veiller à assurer le respect et la mise enreuvre du cadre juridique applicable aux renseignements personnels. II est responsable de la performance de l'entreprise et il en répond.

2.Responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la protection des renseignements personnels est le gestionnaire de la protection des renseignements personnels au sein de Kia Charlevoix, mais aussi à l'egard de ceux confies à un tiers. II a aussi pour rôle de promouvoir le droit au respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels au sein de Kia Charlevoix.

A ce titre, il a pour responsabilites de :

  • Conseiller la direction de Kia Charlevoix en matière de protection des renseignements personnels
  • Participer à l'établissement de la position organisationnelle en matière de protection des renseignements personnels
  • Établir et mettre en oeuvre les politiques et pratiques encadrant la gouvernance de Kia Charlevoix à l'egard des renseignements personnels et, veiller à leur revision périodique
  • Assurer un recensement des renseignements personnels et participer à leur categorisation selon le niveau de sensibilité pour l'application de mesures de securité appropriées; coordonner la confection de l'inventaire et de la cartographie des renseignements personnels et des politiques applicables au sein de Kia Charlevoix
  • S'assurer que les mesures de securite propres à proteger les renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalite de leur
  • utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support sont documentées et mises en oeuvre
  • lntervenir à toute étape d'une evaluation des facteurs relatifs à la vie privée d'un projet visant un systeme d'exploitation ou de prestation electronique de services impliquant des renseignements personnels
  • Être consultè lors de l'évaluation du risque qu'un prejudice soit cause à une personne dont un renseignement personnel est concerne par un incident de confidentialité
  • Tenir les registres de communications de renseignements personnels, incluant en cas d'incident de confidentialité
  • Être avise en cas d'incident de confidentialité survenu chez un mandataire ou l'executant d'un contrat de service ou d'entreprise
  • Proceder (seul ou avec les services concernes) à l'inventaire des contrats avec des fournisseurs, prestataires externes et, le cas echeant, les reviser
  • Effectuer toute verification relative à la confidentialité des renseignements personnels confies à un tier
  • Répondre aux demandes d'acces aux renseignements personnels, de rectification, aux plaintes
  • Prater assistance au demandeur à comprendre la decision de lui refuser - en tout ou en partie - l'acces ou la rectification d'un renseignement personnel
  • Mettre en place des formations, des mécanismes de sensibilisation à la protection des renseignements personnels au sein de Kia Charlevoix.
  • Répondre aux demandes de la Commission d'acces à l'information.

Date d'adoption 22 septembre 2023

Plan de conservation et de destruction

Kia Charlevoix (« Nous ») reconnait !'importance d'encadrer la conservation et la destruction des renseignements personnels de ses employes mais aussi de ses clients (actuels et passés), de ses fournisseurs et de toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités.

Objectif et Champ d'application

Le present Plan de conservation et de destruction (« Plan ») vise à categoriser les documents a conserver en fonction de leur finalite ainsi que leur delai de conservation respectif et doter Kia Charlevoix de regles qui lui permettront d'assumer efficacement la gestion de ces documents durant tout leur cycle de vie.

Le present Plan s'applique à l'ensemble des documents produits ou reçus par Kia Charlevoix dans l'exercice de ses fonctions ou par toute autre personne a qui nous avons confie le mandat d'agir pour notre compte et ce, peu importe le support utilise, le tout conformement aux exigences posées par le cadre legal auquel nous sommes assujettis. Le present Plan s'applique non seulement à tout document, mais aussi aux donnees qui y sont liees.

Catégorie des documents

Documents relatifs aux employes, aux clients, aux fournisseurs ; documents relatifs aux affaires courantes du concessionnaire.

Conservation des documents

Les documents devant etre conserves par Kia Charlevoix seront entreposes l'interne dans un endroit sécurisé.

Les régles de conservation décrites au present Plan s'appliquent également a tous les fournisseurs de services et a toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités detenant des documents nous appartenant.

Les documents peuvent etre conserves sous forme imprimee, numerisee ou electronique, en s'assurant du respect des exigences legales et des normes de l'industrie, lorsqu'applicables. De plus, puisqu'il pourrait arriver que certains de ces documents doivent etre deposes devant les tribunaux et doivent alors se conformer aux éxigences legales afin de pouvoir être admis en preuve, ces documents seront conservés en respectant les éxigences du Code civil du Quebec et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information.

Destruction des documents

Les documents seront conservés jusqu'à l'expiration des délais prévus à l'Annexe du présent Plan. Ces documents pourront ensuite être éliminés des supports informatiques utilisés dans le cadre de l'administration de Kia Charlevoix et, dans le cas des informations sur support papier, déchiquetés selon un processus securitaire.

Responsable de l'application et de la mise a jour Mireille Normand, directrice commerciale.

Date du plan 22 septembre 2023

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IMPORTANT: Vous pouvez facilement retirer votre consentement en tout temps!
Quelques précisions
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    IMPORTANT: Vous pouvez facilement retirer votre consentement en tout temps!
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