Kia Charlevoix (« Nous ») est soucieux de la protection de votre vie privée et des renseignements personnels collectés via son site lnternet ou tout autre moyen technologique, utilisés ou communiqués à des tiers à l'occasion de ses activités.
La présente Politique de confidentialité fait état de la manière dont nous protégeons vos renseignements personnels et ce, afin de tenir compte des exigences des lois applicables en la matière au Québec. Elle s'applique à toute personne qui visite notre site Internet et utilise les différents services qui y sont présentés ou interagit avec nous par le biais de celui-ci.
Responsabilité
Kia Charlevoix est responsable de la protection des renseignements personnels qu'il détient ou qu'il confie, le cas échéant, â un tiers.
À ce titre, nous nous assurons que nos employés mais aussi les tiers avec qui nous partageons vos renseignements personnels protègent la confidentialité de ceux-ci et ce, quel que soit la nature de leur support ou quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles.
Renseignements personnels que nous recueillons
Afin de pouvoir vous offrir le meilleur service, nous recueillons les renseignements personnels dont nous avons besoin pour ce faire.
Achat du véhicule
NOM, prénom Adresse
Numéro de permis de conduire Adresse courriel
Numéro de téléphone
Date de naissance
Les informations sont recueillies pour accompagner les clients dans
leur démarches d'achat.
Nous recueillons les informations papier ainsi qu'électronique.
Demande de financement
NOM, prénom Adresse
Numéro de permis de conduire
Adresse courriel Numéro de téléphone Date de naissance
Numéro d'assurance social Emploi
Salaire
Numéro de carte de crédit
Les informations sont recueillies pour l'approbation des demandes de financement avec les institutions financière et le paiement de facture.
Nous recueillons les informations papier ainsi qu'électronique.
Service
Nom, prénom Adresse Adresse courriel
Numéro de téléphone
Numéro de carte de crédit
Les informations sont recueillies pour rejoindre nos clients et faire le paiement de facture.
Nous recueillons les informations papier ainsi qu'éIéctronique.
Comptabilité
Nom, prénom Adresse Adresse courriel
Numéro de téléphone
Numéro de carte de crédit
Les informations sont recueillies pour transmettre et faire le paiement des factures.
Nous recueillons les informations papier ainsi qu'électronique.
Finalité de la collecte et moyens par lesquels nous recueillons des renseignements personnels
Nous utilisons les renseignements personnels recueillis uniquement pour atteindre les objectifs décrits dans le tableau ci-dessus.
Consentement - Collecte, Utilisation et Communication
Kia Charlevoix obtient votre consentement avant de recueillir, utiliser ou communiquer à des tiers vos renseignements personnels, sauf dans les cas prévus par la Loi.
En aucun cas, nous n'utiliserons ni ne communiquerons vos renseignements personnels sans votre consentement à moins que nous devions le faire en vertu de la législation applicable.
Ainsi, par exemple, nous partageons vos renseignements personnels avec nos partenaires à des fins de financement et d'achat de protection. Vos informations seront transmises aux institutions financière ainsi qu'à nos partenaires d'achat de protection.
Durée de conservation
Nous conservons vos renseignements personnels uniquement pendant la durée nécessaire pour réaliser les fins pour lesquelles ils ont été collectés, sauf lorsque la loi prévoit une durée de conservation différente pour répondre aux exigences légales, comptables ou en matière d'avis aux instances gouvernementales appropriées.
Mesures de sécurité
Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures de sécurité appropriées à la nature de ceux-ci et ce, afin d'éviter qu'une personne puisse y avoir accès, les utiliser, les communiquer à des tiers alors qu'elle n'y était pas autorisée ou encore afin de prévenir les pertes ou toute autre atteinte à la protection de ceux-ci.
Nous avons pris des mesures pour faire en sorte que seuls les membres de notre personnel qui doivent avoir accès à vos renseignements personnels dans le cadre de Ieurs fonctions soient autorisés à y accéder. Nous nous assurons également que les tiers à qui nous communiquons vos renseignements personnels prennent les mesures pour assurer le caractère confidentiel des renseignements que nous lui confions et qu'ils ne les utilisent que pour les fins prévues à l'entente conclue avec lui.
Accès et rectification à vos renseignements personnels
Il est important que les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet soient à jour. Veuillez nous informer de tout changement quant à ceux-ci.
De plus, vous pouvez soumettre une demande d'accès à vos renseignements personnels;
de rectification de vos renseignements personnels.
de retrait de votre consentement à l'utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels,
de cessation de la diffusion de vos renseignements personnels, de désindexation.
en vous adressant à Mireille Normand, directrice commerciale, par courriel à mireille.normand@kiacharIevoix.com.
Nous contacter
Vous pouvez communiquer avec nous au sujet de la présente Politique de confidentialité ou encore formuler des commentaires, exercer vos droits, déposer une plainte en vous adressant à Mireille Normand, directrice commerciale, par courriel à mireille.normandt@kiacharlevoix.com.
Date de la politique 22 septembre 2022
Rôles et responsabilités
Roles et responsabilites des membres du personnel tout au long du cycle de vie des renseignements personnels
Kia Charlevoix (« Nous ») reconnait !'importance d'adopter des regles de gouvernance a l'egard des renseignements personnels que nous detenons sur notre clientele (actuelle et passee), nos employes, nos fournisseurs et toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activites et ce, tout au long du cycle de vie de ces renseignements. A ce titre, le present document vise a presenter les roles et responsabilites de chacun des membres de Kia Charlevoix tout au long du cycle de vie des renseignements personnels.
1.Dirigeant - Personne ayant la plus haute autorité
Le dirigeant de Kia Charlevoix est le premier responsable de la protection des renseignements personnels. II doit veiller à assurer le respect et la mise enreuvre du cadre juridique applicable aux renseignements personnels. II est responsable de la performance de l'entreprise et il en répond.
2.Responsable de la protection des renseignements personnels
Le responsable de la protection des renseignements personnels est le gestionnaire de la protection des renseignements personnels au sein de Kia Charlevoix, mais aussi à l'egard de ceux confies à un tiers. II a aussi pour rôle de promouvoir le droit au respect de la vie privée et de la protection des renseignements personnels au sein de Kia Charlevoix.
A ce titre, il a pour responsabilites de :
Date d'adoption 22 septembre 2023
Plan de conservation et de destruction
Kia Charlevoix (« Nous ») reconnait !'importance d'encadrer la conservation et la destruction des renseignements personnels de ses employes mais aussi de ses clients (actuels et passés), de ses fournisseurs et de toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités.
Objectif et Champ d'application
Le present Plan de conservation et de destruction (« Plan ») vise à categoriser les documents a conserver en fonction de leur finalite ainsi que leur delai de conservation respectif et doter Kia Charlevoix de regles qui lui permettront d'assumer efficacement la gestion de ces documents durant tout leur cycle de vie.
Le present Plan s'applique à l'ensemble des documents produits ou reçus par Kia Charlevoix dans l'exercice de ses fonctions ou par toute autre personne a qui nous avons confie le mandat d'agir pour notre compte et ce, peu importe le support utilise, le tout conformement aux exigences posées par le cadre legal auquel nous sommes assujettis. Le present Plan s'applique non seulement à tout document, mais aussi aux donnees qui y sont liees.
Catégorie des documents
Documents relatifs aux employes, aux clients, aux fournisseurs ; documents relatifs aux affaires courantes du concessionnaire.
Conservation des documents
Les documents devant etre conserves par Kia Charlevoix seront entreposes l'interne dans un endroit sécurisé.
Les régles de conservation décrites au present Plan s'appliquent également a tous les fournisseurs de services et a toutes autres personnes avec lesquelles nous pouvons transiger dans le cadre de nos activités detenant des documents nous appartenant.
Les documents peuvent etre conserves sous forme imprimee, numerisee ou electronique, en s'assurant du respect des exigences legales et des normes de l'industrie, lorsqu'applicables. De plus, puisqu'il pourrait arriver que certains de ces documents doivent etre deposes devant les tribunaux et doivent alors se conformer aux éxigences legales afin de pouvoir être admis en preuve, ces documents seront conservés en respectant les éxigences du Code civil du Quebec et de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l'information.
Destruction des documents
Les documents seront conservés jusqu'à l'expiration des délais prévus à l'Annexe du présent Plan. Ces documents pourront ensuite être éliminés des supports informatiques utilisés dans le cadre de l'administration de Kia Charlevoix et, dans le cas des informations sur support papier, déchiquetés selon un processus securitaire.
Responsable de l'application et de la mise a jour Mireille Normand, directrice commerciale.
Date du plan 22 septembre 2023